Zásady ochrany osobních údajů

dle čl. 12 a násl. Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR)4 (poslední aktualizace: 20. 7. 2018)

Pro společnost ​Fox Cloud s.r.o. ​se sídlem sady Pětatřicátníků 26, Plzeň, IČ 05610672, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 33656, je absolutní prioritou ​bezpečnost ​​a spolehlivost poskytovaných služeb.​ Součástí této priority je také závazek společnosti, že vyvine maximální úsilí k ochraně Vašeho práva na soukromí. V tomto dokumentu popisujeme, jak v rámci poskytování našich služeb pracujeme s Vašimi osobními údaji. Snažíme se, aby zásady byly popsány co nejjednodušeji, pokud však nebudete některým termínům rozumět nebo budete mít dotazy na fungování aplikace myFox, neváhejte nás kontaktovat s dotazy (viz kapitola “​Kontaktujte nás”​).

Dále se dočtete:

  • Jak osobní údaje shromažďujeme.
  • Jak je využíváme a sdílíme.
  • Jak je uchováváme a zabezpečujeme.

Konkrétně se jedná o tyto služby a činnosti a související kategorie osobních údajů:

  • myFox -​ evidujeme identifikační a kontaktní údaje (např. jméno a příjmení, email, IP adresu) potřebné pro provozování tohoto produktu.
  • Komunikace ​- evidujeme identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, email, telefon, skype, poštovní adresa) potřebné pro poskytování a zlepšování zákaznické podpory a péče, kterou poskytujeme přes různé kanály: email, telefon, chat, newsletter a další.

Zásady ochrany osobních údajů jsou součástí ​Podmínek poskytování softwarové aplikace myFox ​a souvisejí s pravidly popsanými v těchto podmínkách.

  • Marketing – ​evidujeme identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, email, informace o zařízení) potřebné pro nabízení našich služeb, zasílání newsletteru a lepší cílení online reklamy.

Dále se dočtete podrobněji, jak s Vašimi osobními údaji pracujeme.

Osobní údaje, které shromažďujeme

Informace shromažďujeme proto, abychom mohli provozovat naše služby a tyto služby dále zlepšovat.

Informace shromažďujeme následujícími způsoby:

  • Informace, které nám sdělíte -​například:
    • naše cloudová služba myFox (dále také “cloudová služba”)

vyžaduje pro svůj provoz Vaši registraci, při které Vás požádáme o zadání emailu, jména, příjmení, telefonního čísla a adresy

  • Informace, která získáváme při používání našich služeb -​pokud navštívíte náš web nebo používáte naši cloudovou službu, tak automaticky ukládáme některé informace v protokolech serveru. Tyto informace zahrnují:
    • Informace o zařízení ​- shromažďujeme informace o konkrétním zařízení a jeho běhovém prostředí (např. operační systém a jeho verze, rozlišení obrazovky, typ a verze prohlížeče).
    • Soubory cookies -​ jsou malé textové soubory ukládané do vašeho počítače nebo mobilního zařízení při návštěvě internetových stránek. Napomáhají pamatovat si vaše aktivity a preference po určitou dobu, abyste je nemuseli znovu vkládat, když se na stránky vracíte nebo přecházíte ze stránky na stránku.
    • Informace z protokolu​ – při používání naší cloudové služby automaticky ukládáme informace, které v průběhu těchto interakcí vznikají:

IP adresu zařízení Jednotlivé požadavky (datum, čas, typ požadavku, výkonnostní parametry, příznak, zda byl požadavek úspěšně obsloužen) Informace o selhání a o chybách Z pohledu GDPR osobní údaje zpracováváme za těmito účely a na základě těchto právních titulů (důvodů zpracování):

  • Identifikační a kontaktní údaje nutné pouze pro provozování cloudové služby myFox, ​na základě ​plnění smlouvy:​​​ Podmínky poskytování softwarové aplikace myFox, ​a jelikož zde jde o smluvní požadavek, neposkytnutí způsobí přerušení poskytování této služby. Tyto údaje jsou ukládány minimálně po dobu využívání cloudové služby a následného archivačního období (tak jak je definováno v podmínkách poskytování aplikace) a maximálně následujících 5 let po uplynutí této doby.
  • Identifikační a kontaktní údaje pouze pro poskytování a zlepšování zákaznické podpory a péče ​na základě ​oprávněného zájmu ​pomoci Vám v nesnázích, zlepšení Vašeho uživatelského zážitku a zvýšení přínosu z používání našeho cloudového produktu. Neposkytnutí těchto osobních údajů způsobí nemožnost poskytování zákaznické podpory a péče. Tyto údaje jsou ukládány maximálně 5 let po ukončení poskytování předmětné cloudové služby.
  • Identifikační a kontaktní údaje pouze pro marketingové účely​ na základě oprávněného zájmu i​nformovat Vás o novinkách ve službách, které Vám již poskytujeme, a nabídnout Vám naše další obdobné produkty a služby. Tyto údaje jsou ukládány maximálně 2 roky po posledním poskytnutí našich služeb (např. zaslání newsletteru).
  • Email pouze na základě souhlasu​ se zasíláním marketingového obsahu nebo článků, a jiného obsahu zveřejňovaného na našem blogu. Odebrání souhlasu způsobí ukončení zasílání těchto marketingových materiálů a zapomenutí (výmaz nebo anonymizaci) tohoto emailu. Tyto údaje jsou ukládány maximálně 2 roky po posledním odeslání emailu s marketingovým obsahem na základě souhlasu.
  • Identifikační a kontaktní údaje pouze pro případ uvedení na účetních dokladech na základě plnění právní povinnosti. ​Tyto údaje jsou ukládány po dobu danou platnou legislativou: např. “Archivace dokumentů podle zákona o DPH”, tedy po dobu 10 let od zdanitelného plnění.

Využití těchto informací

Informace, které o Vás shromažďu­jeme, používáme k tomu, abychom vám poskytli naše služby a další podporu při jejich využívání, upozornili vás na změny v našich službách a abychom naše služby vylepšovali. Tyto informace rovněž můžeme použít k tomu, abychom Vás informovali o dalších službách a produktech, které nabízíme a které doplňují ty, které jste již objednali nebo na které jste se dotazovali.

Konkrétně se jedná o tyto případy:

  • Váš email, který uvedete při registraci cloudové služby myFox slouží k přihlašování a Vaší jednoznačné identifikaci v rámci Vaší instance této aplikace, dále email použijeme k poskytnutí uživatelské podpory a případné edukace, a zasílání informací o novinkách a změnách týkající se této cloudové služby.
  • Vaše telefonní číslo, zadané v aplikaci myFox můžeme využít k Váší identifikaci, pokud nás budete telefonicky kontaktovat, a také Vás na toto číslo můžeme kontaktovat v rámci uživatelské podpory.
  • Informace, které automaticky shromažďujeme a profilujeme, pokud používáte naše služby, využíváme k diagnostice chyb, monitoringu, vyhodnocování a optimalizaci provozu, a také pro statistiky o klientských prostředích, ve kterých je naše služba provozována. Na základě těchto informací vylepšujeme a optimalizujeme naši cloudovou aplikaci. Přičemž u zpracování všech výše uvedených osobních údajů není využíváno automatizovaného rozhodování.
  • Pokud nás kontaktujete přes další komunikační kanály: Telefon, Facebook, Skype a další sociální média, tak si Váš kontakt (telefonní číslo, URL profilu, Skype jméno,…) uložíme a použijeme pro další komunikaci.

Sdílení informací

Vaše osobní údaje nesdílíme s nikým, pokud nedojde k jednomu z následujících případů:

  • S Vašim výslovným souhlasem -​ pokud nám udělíte výslovný souhlas, který bude obsahovat všechny náležitosti, tak předmětné osobní údaje nasdílíme striktně dle podmínek definovaných ve vysloveném souhlasu.
  • Za účelem externího zpracování -​ Osobní údaje poskytujeme těmto kategoriím (druhům) subjektů: účetní společnost, poskytovatel emailových služeb a poskytovatel datového úložiště, aby je pro nás mohli zpracovat pouze za uvedenými účely zpracování a na základě našich pokynů, a to v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů a dalšími příslušnými opatřeními pro zajištění důvěrnosti a zabezpečení Vašich osobních údajů.
  • Z právních důvodů -​ můžeme sdílet Vaše osobní údaje s třetími stranami, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že sdílení je rozumně nutné za účelem:
    • dodržení platných zákonů či jiných právních předpisů a projednání soudních řízení nebo vyřízení žádostí státní správy,
    • uplatnění příslušných smluvních podmínek včetně vyšetření jejich možného porušení,
    • zjištění, zabránění nebo jiného postupu při obraně právních nároků společnostiFox­Cloud s.r.o. (např. proti podvodu), při technických potížích či bezpečnos­tních problémech,
    • ochrany před poškozením zdraví, majetku nebo zabezpečení společnosti FoxCloud s.r.o., našich uživatelů nebo veřejnosti tak, jak to vyžaduje nebo povoluje právní předpis.

Můžeme sdílet údaje, ​které neumožňují zjištění Vaší totožnosti (např. statistiky a jiná agregovaná data). Tedy pouze informace bez jakékoliv vazby na osobní údaje. Veškerá data, která vložíte do své instance aplikace myFox, jsou pouze Vaše a váží se k nim všechna Vaše práva i dle GDPR a zároveň odpovídáte za jejich správnost a obsah.

My tato Vaše data nesdílíme, kromě tohoto případů:

  • Z právních důvodů -​ pokud to bude nutné pro obranu právních nároků společnosti Fox Cloud s.r.o.

Veškerá data, které vložíte do své instance aplikace myFox, jsou pouze Vaše, váží se k nim všechna Vaše práva i dle GDPR a zároveň odpovídáte za jejich správnost a obsah. (Podrobněji viz “​Podmínky poskytování softwarové aplikace myFox Cloud CRM,​ článek 6. Ochrana údajů a informací”). ​My tato data v žádném případě nevyužíváme.​

Kde uchováváme osobní informace

Údaje, které od vás shromažďu­jeme, jsou uchovávány a zpracovány ​pouze v rámci Evropského hospodářského prostoru​ („EHP“). K ukládání dat využíváme služby poskytovatelů hardwaru, síťového připojení a datového uložiště. S těmito poskytovateli, společností Graphcool, Inc. a Auth0 Inc. a Amazon Web Services Inc. máme uzavřenou veškerou potřebnou smluvní dokumentaci, která je v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů a dalšími příslušnými opatřeními k zajištění důvěrnosti a zabezpečení Vašich osobních údajů.

Zabezpečení dat

Zabezpečení dat má pro nás maximální prioritu,​proto usilovně pracujeme na tom, abychom naše klienty chránili před neoprávněnými operacemi s daty. Snažíme se přijímat vhodná technická a organizační opatření a činit veškeré kroky nezbytné k tomu, abychom zajistili, že se s Vašimi osobními údaji bude zacházet bezpečně a podle těchto zásad. Konkrétně se jedná o tato bezpečnostní opatření:

  • Fyzické zabezpečení dat (Datové centrum) – ​chod myFox zabezpečuje jedna z největších a nejmodernějších IT infrastruktur na světě: Amazon Web Services (AWS). Datacentra AWS představují světovou špičku v oblasti fyzického i softwarového zabezpečení, umožňující odolat i kritickým situacím jako jsou živelné pohromy, masivní hackerské útoky nebo energetické havárie. Samozřejmostí jsou pravidelné zátěžové a penetrační testy.
  • Zabezpečení přenosu dat (Síťová zabezpečení) – ​Veškerá komunikace přes síť je šifrována pomoci certifikovaného elektronického podpisu Certifikaci provedla prestižní autorita Let's Encrypt.
  • Zabezpečení na úrovni aplikace -​Základem pro ochranu dat je zajištění toho, aby k jednotlivým skupinám informací měly přístup jen osoby k tomu oprávněné.
    • Samotný vstup do aplikace je samozřejmě chráněn unikátním uživatelským jménem a heslem.
    • myFox obsahuje jednoduchý nástroj pro správu uživatelských rolí. Díky němu je možné definovat oprávnění pro přístup k datům individuálně.
    • Veškeré datové přenosy jsou šifrovány protokolem TLS.
  • Zálohování – ​pravidelně provádíme kompletní zálohu veškerých dat a souborů.
  • Monitoring -​ všechny přístupy k datům jsou monitorovány.
  • Minimalizace přistupujících osob -​přístup k osobním údajům omezujeme pouze na zaměstnance společnosti Fox Cloud s.r.o., kteří je potřebují znát, aby je mohli zpracovávat, a kteří jsou smluvně vázáni přísnými povinnostmi zachovávat důvěrnost, a v případě porušení tohoto závazku mohou být důrazně potrestán.

Uživatel aplikace myFox nese odpovědnost za zvolené přístupové heslo, které mu umožňuje přistupovat do aplikace myFox, a je povinnen jej držet v tajnosti při dodržování našich pokynů. Budeme sice ověřovat Vaší identitu, ale své přístupové údaje nesmíte s nikým jiným sdílet a pověřujete nás, abychom jednali dle pokynů jakékoli osoby, která vloží tyto Vaše údaje. Současně zde uvádíme, že veškerá hesla uchováváme v jednosměrně šifrované podobě a jejich čitelná podoba je pro nás neznámá a neodvoditelná.

Přenos informací prostřednictvím internetu není nikdy zcela bezpečný. Ačkoli se budeme co nejvíce snažit vaše osobní údaje chránit, bezpečnost údajů přenášených na naši stranu zaručit nemůžeme. Za jakýkoli takový přenos neneseme odpovědnost, ale jakmile vaše informace obdržíme, budeme na ochranu proti neoprávněnému přístupu používat přísné postupy a bezpečnostní funkce.

Veškerá data, která vložíte do své instance aplikace myFox, jsou pouze Vaše a a váží se k nim všechna Vaše práva i dle GDPR a zároveň odpovídáte za jejich správnost a obsah.

My k těmto datům nemáme přímý přístup a s těmito daty nepracujeme, kromě případu, kdy nás požádáte o provedení datové operace (např. provedení datové analýzy apod.). Následně je tento požadavek ošetřen samostatnou smlouvou. Po provedení požadované datové operace jsou veškeré předmětné datové kopie a přístupy k datům odstraněny.

Změny našich zásad ochrany osobních údajů

Jakékoliv změny, které můžeme v budoucnu v tomto dokumentu učinit, budou publikovány na našich ​webových stránkách ​a bude-li to vhodné a možné, upozorníme Vás na tuto změnu rovněž e-mailem. Vaše práva vyplývající z těchto zásad ochrany osobních údajů bez Vašeho výslovného souhlasu neomezíme.

Kontaktujte nás

Pokud nebudete některým termínům rozumět nebo v případě dotazů na fungování aplikace myFox nás neváhejte kontaktovat emailem na adrese ​podpora@myfox.cz​

Vaše osobní údaje uchováváme v soukromí a bezpečí.

myFox je skvělá aplikace, která se opravdu vyplatí, vyzkoušejte si ho zcela bez závazků a zdarma!

Jak myFox vypadá?

myFox je moderní aplikace, která běží v každém webovém prohlížeči a používat ji můžete jednoduše na notebooku, tabletu, stolním počítači, nebo telefonu. Funguje ve Windows i Mac OS.

Základní obrazovka aplikace, zde je přehledně vidět, kdo dnes přijde a na jakou službu se rezervoval.
Detail karty zákazníka s možností psát si poznámky a ukládat fotky. Vidět je i přehled návštěv.
pc
screen screen